Data管理艺术

对于许多公司来说，企业级交易系统的应用、庞大的数据仓库以及爆炸式增长的电子邮件流量，这些因素使数据存储成为 IT 预算中增长最快的部分之一。存储市场大致以每年7%的速度增长，但在一些大型企业中，尽管 IT 预算几乎没有变化，网络化数据的存储——磁盘驱动器、磁带系统、专用网络设备以及管理这些的人员与软件等——却以每年20%或更大的幅度递增。近年来，存储需求每年以50%的速度增长，甚至超过了单位存储成本快速下降的速度（图1）。如果存储成本持续保持如此迅猛的增长态势，企业存储和开发新型数据格式（例如数据点层面的财务数据、生命科学数码图像或媒体公司的视频）将愈发艰难。

 

 

大型企业如果要利用更详尽的财务数据、生命科学数字图像或媒体公司的视频等新型信息格式所带来的机遇，就必须更有效地管理存储事宜。不幸的是，对于 IT 主管来说，同与日俱增的存储量、成本和复杂性抗衡着实是一场严峻的挑战。他们必须对存储的架构、设计、运作和实施制定各种决策。而由于公司用户——IT 部门的内部客户——不习惯在存储成本与质量之间的取舍中做出决定，他们的要求往往超出所需。（许多情况下，存储决策都源自主要关注于风险化解的法律和法规团队所制定的政策。）而一些 IT 主管为了避免因数据丢失而造成的个人损失，会选择稳妥谨慎的做法。因此，公司就会以成本高昂的配置保存一些无关紧要的数据，或是在多处存储过多的信息备份。

 

IT 部门实施的做法与政策必须对公司业务部门用户可用的存储选项进行明确定义，并根据存储成本和业务需求，帮他们设置优先级别（见注释1）。这通常要先从转变观念开始：IT 主管必须与公司领导配合，以更系统的方式来权衡投资的风险、绩效和成本。这种方法包括为公司业务部门客户提供一套产品化且明确定义服务级别和单位成本的标准存储配置。通过与公司的密切协作，IT 部门主管可帮助内部客户制定更明智的决策，从而平衡存储、成本、恢复能力和绩效之间相互冲突的需求。而且，他们还能采取重要措施，简化提出新的存储申请、计划未来需求量和采购软硬件的流程。一家大型企业将满足存储需求的成本降低了40%，继而就能够把节省下来的成本用在公司业务部门亟需的新能力和应用上（见注释2）。

 

新应用程序、更复杂的商业分析以及达到法规要求的需求是导致产生更大存储容量需求的主要因素。例如，制药公司正考虑对所有图像数据（如核磁共振检查图像）采用数字存储选项，这场变革能加速新药物涌向市场，但同时也会使这些公司的存储需求翻番。同样，如果对冲基金获取并存储了更精细的“数据点层面” （见注释3）交易数据，以符合财务法规和制定新交易策略，其存储成本将急剧升高。

 

在许多企业中，存储环境发展之快超出了 IT 部门的能力范畴，致使后者无法对其进行有效管理。因此，许多公司遭遇了一系列常见问题。

 

很多时候，公司发现，通过创建多个副本来备份信息是一种既快速又简便的方法。但在一家大型公司里，由于公司备份了太多业务数据，这种方法无疑会使存储量激增。例如，一家电子产品制造商的核心生产应用程序拥有多达12个完整数据备份，导致对这些应用程序的存储需求增加了两倍。随意复制使问题进行一步复杂化。在一定程度上，网络存储通过其创建的基本业务数据备份获得了恢复能力，但多次备份增加了存储需求。根据配置，一个11 TB 的数据库就需要170 TB 的原始存储空间用来存储备份。一家制药公司无限期存储了临床试验的10份备份信息，而4份就足以履行法律义务。此外，几乎没几家公司大规模对过期信息进行归档和清除，原因不外乎它们不愿冒险，或是认为不值得花成本做这些工作，这也进一步加重了存储的负担。

 

对于每一个存储决策，主管都要考虑到网络类型、驱动器大小和所需映射与复制（见注释4）。每次选择都与存储成本息息相关，但这些决策往往十分轻率，而且可能将数据存放在超出应用需求的存储替代选项中（图2）。例如，一家电子产品制造商把70%的测试和开发数据存储于成本高昂的存储选项中，尽管其中许多数据在正常运行时间或性能方面并无严格特殊要求。

 

 

管理有序的公司对可用存储空间的利用在80%或更多，而在其他公司，这一比例则约为40%到50%。一家大型 IT 公司仅利用了其存储容量的50%。其中的一些独立存储系统只利用了10%到20%的容量，某业务部门仅利用了其申请存储总容量的33%。有人会觉得，存储需求并不一定要与容量匹配，因此，容量略大一些不是什么坏事。但是，存储所占用的 IT 预算越来越多，因此，维持过剩容量的成本就越来越惹人注目。

 

各种潜在问题造成了不当的存储决策，其中最值得注意的有时间压力、信息差距和公司业务部门用户与 IT 部门之间关系的脱节。而能力差距则往往使这些挑战更加严峻：存储主管往往因技术能力而得到晋升机遇，而并非其商业和财务嗅觉。这种只重技术的做法限制了主管的能力，使他们无法了解存储总成本，也不能从业务角度与公司其他部门沟通这些成本和相关利弊。

 

对于 IT 主管来说，在没有时间考虑其存储决策的长期影响时，很容易出现失误。有时，背负成本压力的主管会受到特别解决方案的快速处理时间的影响。这种情况导致在应对单个业务要求时做出临时性网络化存储部署。即使所有利益相关者都已同意采用同一个供应商，配置差异仍比比皆是。

 

许多公司在分析中未包括网络硬件、短期备份和长期存档等隐性支出，从而低估了成本。由于存储成本相对复杂，并取决于包括供应商、IT 部门和公司业务部门在内的多个机构的定价选择、配置决策和劳动生产力，因此，很容易计算错误。而且很多 IT 组织缺乏管理复杂存储环境所需的基础数据。我们发现，一些大型企业不评估存储用途或增长情况，不跟踪业务的存储要求，或者不根据实际应用计划存储量。由于缺少此类信息，优化存储（例如，释放未利用的容量、删除不必要的副本和备份、以及严格协调容量与需求增长）几乎无从谈起。

 

申请和分配存储的过程往往效率低下或过于复杂。与业务部门合作的应用程序开发人员有时会通过高估满足申请所需的存储量彻底避开这一流程，因而造成利用率低下。即使人人都充分参与这一流程，要理解业务要求仍存在困难——如在上述制药公司一例中，由于存储团队从未收到过准确的需求量，因此创建了过多的临床试验数据副本。同样，业务部门在申请存储选项时，核心 IT 组织有时会产生误解，因此未能完全按照其内部客户的需求提供。业务部门的信息总监可能要求采用低成本的存储选项来存储一些临时性、分析性或非生产性数据，但存储团队往往未提供真正低成本的选项。存储团队开发出了一个服务目录，希望能为业务部门信息总监提供几种选择，但成本最低的可操作选项仅比成本最高的方法便宜20%。

 

那么，IT 部门如何改进管理数据和提供解决方案的方式，才能满足不断攀升的业务需求，同时又不致使成本失控攀升呢？提供一套标准选项，并让公司明确了解这些选项的价值，这一做法有助于存储主管实现上述目标。

 

采用一套标准选项，与公司业务部门合作来改进和调整这些选项，使其符合公司业务需求，这样做有助于大型企业更好地管理存储（图3）。存储机构应该按保证的服务（而非技术）级别将这些选项作为端到端的存储解决方案进行宣传（图4）。这样存储主管就能够以最有效的方式自由地为公司业务部门提供存储服务。例如，在公司生成的存储容量过大或存储副本过多的情况下，存储机构就能够对存储量进行合理调整，为新增存储释放更多空间。仔细根据需求协调存储量能将30%到40%的存储量转移到成本较低的存储选择上。在更充分地利用可用存储方面，利用存储虚拟化（使单一框架之间的存储更易于管理的软件）正日渐成为一个关键要素。

 

 

随着需求的增加和技术的进步，存储主管可能需要创建新的选项，然后将其纳入标准菜单中。有时，这些新选项的成本相对低廉。例如，基于近线技术（即利用机器旁边的设备而不是远程网络来备份信息）的存储解决方案能够以极低的成本存储那些不需要经常访问的数据。而在另一些情况下，这些新选项的成本可能更高，但在存储关键数据方面表现更出色。例如，对于财务交易等需要直接而经常访问的应用程序来说，可能需要采用固态硬盘技术的解决方案。

 

随着存储选项的开发，存储主管必须改进描述这些选择成本的方式，尤其要将技术术语转换成管理者耳熟能详的语言。公司业务部门用户努力地去理解存储术语，而且经常把这些术语与自己能够控制的因素联系起来，例如，存储的信息量、存储信息所需的可靠程度、访问这些信息的能力以及信息必须保存的时间长度。IT 主管应当用业务术语来表述选项，如用存储的业务数据数量代替占用的原始磁盘空间来表述。IT 主管应当清楚地逐行列出存储成本（图5），并提供更广泛的选择，例如，定价最高解决方案的成本大概应该是定价最低解决方案的三至四倍。因此，存储供应商也有责任帮助向内部公司客户说明存储成本。用管理者能够理解的语言阐述选项，有助于存储机构树立信心。

 

对于存储主管来说，重要的是要清楚说明服务级别并尽力达到这些级别。没有这些信息，许多客户就会选择风险最低、成本最高的选项。为了鼓励开发人员和公司业务部门用户有效地进行权衡，存储团队必须能够确定恢复存储在一项服务中的数据的耗时比另一项长多少。它们应当根据针对不同选项的可恢复性（平均恢复时间）和可用性（平均无故障时间）方面的历史指标备份这些信息。说明应用类型（如企业事务系统、数据仓库、内联网）和相应的存储服务级别也有助于使存储量与适用的服务级别相符。

 

 

如此大规模的机构变革要依靠高层管理者的支持，高层管理者必须全力以赴，通过持续对话和业绩评价指标，向公司传达这些工作的重要性。公司必须根据服务等级等内部客户提供的指标和单位运营成本等 IT 公司为自己设定的目标实行激励机制。高层管理者还应当与 IT 主管（包括存储主管）合作，帮助他们更好地了解所服务组织的业务。例如，一些 IT 公司鼓励表现突出的 IT 主管通过业余培训来增强业务技能。

 

此外，制定标准方法，从而使 IT 规划流程与公司的年度和季度业务规划周期一致也至关重要。这样，主管就能利用这一规划指导其他关键的 IT 流程，如采购、存储合理化和存储数据的试运行与退出运行流程。由于用户通常会高估自己的需求，因此新的需求管理系统应包括精确预测和符合预计情况的业绩激励机制。

 

数据存储需求的激增促使了单位成本的下降，实现了巨大的业务价值，但这一趋势也对 IT 主管提出了新的挑战。要控制这种增长趋势，就必须采取新的数据存储方法，这种方法依靠的是与企业业务部门更顺畅的沟通和更精准的存储政策。不懈的努力必将收获丰厚的回报。