理想会议的组织秘诀

怎样减少你的会议？——举行“必要的”、而不是“需要”的会议

    “提醒一下，你们还有3分钟时间。”会议室外面已经有人在提醒了。

　　“好的，马上结束。”会议室里人们有的匆忙地收拾着笔记本电脑，有的擦着记录板上的图案和数字，“我们再约个时间吧，这次会议还有些问题没有讨论完。”

　　一个小时的会议很快结束了，但是议题还没有讨论完，下次开会又要占用时间，这是几乎成为各个写字楼和公司每天都会遇到的问题。职业经理人们几乎每天都要预定会议室，为了把这个形式让员工更好接受，微软（中国）将会议室起名为“天王星、海王星、冥王星……”，来增加一些开会的乐趣。

　　会议，在现代企业的发展中显得越来越重要，也越来越烦琐。美国《纽约时报》特约作家巴尔玛莎提出，会议具有“红绿灯”的指标作用，甚至经济不景气的根源就是开会。

　　这些话是否言过其实呢?

　　事实证明，当前的会议确实变得越来越盲目、冗长、超时、空泛、枯燥，难以介入、难以驾驭……企业要解决问题，形成决策或激励员工斗志，就必须以开会的形式进行相互交流、沟通。因此，所有企业召开会议都面临一个挑战——达到预定的会议目的。换言之，就是要完成会议沟通的高效率。

　　然而，目前的会议效率如何呢?有资料显示，即使是高科技企业的会议，也仅有49％称得上是有效率的会议，会议浪费了经理人1／3还多的时间。更令人吃惊的是，竟然很少有人能确切说出来时间到底浪费在哪里。

　　那么，怎样才能开一个高效会议？

　　怎样减少你的会议？——举行“必要的”、而不是“需要”的会议。

　　美国霍夫史塔大学于1999年针对1000多位企业领导人所作的调查显示:72％的人觉得近五年来用在开会上面的时间比以往增加了很多；有超过半数的人不认为参加开会的人都能真正了解会议的决议，他们也质疑开会到底能否达成所谓的“决议”。

　　为什么最近公司的会议数量普遍增加了呢？

　　在大型的跨国企业里，机动性高的组织团队及快速准确的信息来源，已成为企业获取商机的渠道。快速的组织变动正在成为企业生存的重要法则。企业要适应多变的企业环境，内部和外部沟通是必需的。企业内部机制的变革如何调动员工士气，各分支机构的职员能否很好地执行企业计划，新技术的引进是否成功等等问题，正是需要引入会议讨论的。

　　这样一来，举行“必要的”、而不是“需要”的会议，就非常重要。怎样决定会议是否必要呢？

　　这里强调的举行“必要”会议与会议质量有紧密联系，必要的会议应符合以下要求：

　　(一)会议目的单纯化  比如企业的业务会议，应以业务相关工作的协调、裁决、计划与执行为主要议程，如果在会议上掺入专业性议题或者例行性的行政工作，就没有必要。

　　(二)会议资料有准备  会议资料应由专职的部门负责汇总和作分析，并将报告重点及有待决定的事项进行整理，于会前送交会议主持人参考。

　　(三)会前先行沟通  报告事先整理，送交会议主持人，以便事先了解问题所在，在会议中做出更明智的决定。

　　(四)书面解决无法当场决定的事项  这种做法有利于减少将一些不成熟的意见纳入议题中的现象，对经营决策者而言，可以有更多时间深入了解问题核心，避免陷入决策的陷阱中。

　　(五)报告内容要有摘要  会前，应要求发言人将重点及待协调事项以摘要方式列于书面报告的首页，以不超过一页为原则。

　　(六)有负责会后考核工作的部门  如果没有负责会后考核工作的部门，这样的会议就是不必要的会议了。

    关于会议决议过程的选用，一是权威式决议、二是少数服从多数式决议、三是强势少数式决议、四是无异议一致通过式决议。

　　虽然说这四种决议方式都是可行的，但最常见的会议决议方式，还是“标准议则”。这个方法从对与会者的心理研究出发，以符合科学和逻辑的方式举行会议。“标准议则”包括以下几个步骤：理清暨解释问题、分析问题、拟定评估各种对策的标准、商议对策、遴选最可行的对策。(作者系《高效会议》一书作者)